Sist oppdatert: 5. mai 2025 

Innledning

Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss ved DNSGC. Denne erklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og eventuelt deler personopplysninger. DNSGC forplikter seg til å behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende lovverk, inkludert personvernforordningen (GDPR). 

Behandlingsansvarlig

Den Norske Skolen Gran Canaria (DNSGC), ved rektor, er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles ved skolen. 

Adresse: Calle Bjørn Lyng 18, 35120 Arguineguín, Gran Canaria 

Telefon: +34 928 15 29 00 

E-post: post@colegio.no 

Personopplysninger vi behandler

Skolen behandler personopplysninger for å kunne gjennomføre sine oppgaver som utdanningsinstitusjon. Hvilke opplysninger som behandles, avhenger av hvilken rolle du har (elev, foresatt, ansatt, søker). 

Elever 

• Navn, fødselsdato, personnummer (D-nummer ved behov) 
• Adresse, telefonnummer, e-post 
• Karakterer, fravær, dokumentasjon for særskilt tilrettelegging 
• Bilder og video brukt i undervisning eller kommunikasjon 
• Opplysninger om helsemessige forhold dersom nødvendig for tilrettelegging 

Foresatte 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post 
• Relasjon til eleven 

Ansatte 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post 
• Personnummer/D-nummer, ansettelsesforhold, lønn 
• Dokumentasjon ved sykdom, permisjoner og referanser 

Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for å: 

• Oppfylle lovpålagte krav etter opplæringsloven, privatskoleloven, bokføringsloven og arkivloven 
• Administrere skolegang og opplæring 
• Håndtere søknader om skoleplass, vurdering, fraværsregistrering og vitnemål 
• Ivareta elevens helse og sikkerhet 
• Håndtere ansettelsesforhold 
• Kommunisere med foresatte 

Behandlingsgrunnlag

Før behandling av personopplysninger kan starte, må det foreligge et behandlingsgrunnlag (jf. GDPR art. 6). De relevante behandlingsgrunnlagene ved skolen er: 

• Samtykke (Art. 6.1 a): For bruk av bilder, deltakelse i prosjekter, publisering og markedsføring. 
• Avtale (Art. 6.1 b): Behandling ved søknader om skoleplass og skoleadministrative formål. 
• Rettslig forpliktelse (Art. 6.1 c): Kontroll og rapportering til offentlige myndigheter. 
• Vitale interesser (Art. 6.1 d): I nødsituasjoner hvor det er nødvendig å beskytte liv og helse. 
• Allmennhetens interesse (Art. 6.1 e): Kvalitetsutvikling, undervisning og systematisk oppfølging. 
• Berettiget interesse (Art. 6.1 f): F.eks. for å ivareta sikkerhet eller informere foresatte om skoleaktiviteter. Behandlingen skjer kun når dette anses som nødvendig og ikke overstiger den registrertes personverninteresser. 

Hvordan samler skolen inn personopplysninger?

Vi samler inn opplysninger du selv har oppgitt, for eksempel i søknad om skoleplass, kontaktskjema, påmeldinger eller kontakt med ansatte. Data kan også komme fra foresatte, tidligere skoler eller offentlige instanser. Når du besøker våre nettsider, samler vi inn tekniske data via informasjonskapsler (cookies). Dette inkluderer IP-adresse og besøksstatistikk, brukt til forbedring og analyse. 

Aktivitetsdata fra digitale læringsverktøy (innleveringer, vurderinger, bruk) kan også brukes i kvalitetsarbeid og pedagogisk oppfølging. 

Ved samarbeid med eksterne partnere (f.eks. utdanningsmesser), skjer eventuell deling av data kun med samtykke og etter gjeldende regelverk. 

Hvordan bruker skolen personopplysningene dine?

Den norske skolen Gran Canaria behandler personopplysninger for å kunne tilby opplæring, følge opp elever og foresatte, oppfylle rettslige forpliktelser, forbedre skolens tjenester og kommunisere med våre brukere. Under følger en oversikt over formålene med behandlingen: 

a) Opptak og administrasjon av skoleplass
Skolen behandler personopplysninger for å vurdere søknader til skoleplass og for å administrere elevforhold. Dette inkluderer opplysninger som navn, fødselsdato, tidligere skolegang, kontaktinformasjon, eventuelle behov for tilrettelegging og annen relevant informasjon gitt i søknadsprosessen. Informasjonen kan brukes i både manuell og digital saksbehandling. 

b) Gjennomføring av undervisning og skolehverdag
Vi behandler nødvendige personopplysninger for å planlegge og gjennomføre undervisning, sette karakterer, føre fravær, organisere timeplaner, gjennomføre prøver og eksamen, samt utstede vitnemål. Dette inkluderer også kontakt med foresatte via læringsplattformer, e-post eller SMS. 

c) Helse og tilrettelegging
Ved behov kan skolen behandle helseopplysninger, for eksempel om allergier, medisiner eller behov for spesialundervisning og tilrettelegging. Dette skjer i samråd med foresatte og eventuelt med helsepersonell, og kun når det er nødvendig for å ivareta elevens rettigheter og trygghet i skolehverdagen. 

d) Markedsføring og informasjonsarbeid
Dersom du har samtykket, kan vi bruke kontaktinformasjon og bilder/video av elever i skolens nyhetsbrev, nettside eller sosiale medier for å vise frem skoleaktiviteter og informere om skolens tilbud. All publisering skjer i henhold til gjeldende samtykker og retningslinjer. 

e) Arrangementer og påmeldinger
Skolen kan bruke personopplysninger for å administrere påmeldinger og deltakelse i arrangementer som skoleturer, foreldremøter, dugnader eller kulturarrangementer. Dette kan inkludere innhenting av spesialinformasjon som kosthold, allergier eller nødnummer. 

f) Analyse og utvikling
Vi bruker enkelte data til å evaluere og forbedre skolens tilbud og undervisning, for eksempel gjennom anonymiserte spørreundersøkelser eller analyse av karakterdata. Dette kan bidra til kvalitetsutvikling og bedre oppfølging av elever på både individ- og gruppenivå. 

g) Bruk av skolens nettsider og digitale tjenester
Når du besøker skolens nettsider eller bruker våre digitale tjenester, samler vi inn informasjon gjennom informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen, tilpasse innhold og analysere bruken. Du kan selv justere dine innstillinger via cookie-banneret på nettsiden. 

h) Kommunikasjon og dokumentasjon
Vi bruker kontaktopplysninger for å kommunisere med foresatte og ansatte om forhold knyttet til undervisning, skolemiljø og elevoppfølging. Dette skjer blant annet gjennom meldingssystemer, e-post og telefon. Dokumentasjon knyttet til elevforhold lagres i samsvar med gjeldende regelverk. 

Ønsker du at jeg setter sammen en helhetlig personvernerklæring der disse punktene inngår, sammen med behandlingsgrunnlag og rettigheter? 

Hvem deler vi personopplysninger med?

Skolen deler kun personopplysninger med andre når det er nødvendig for å oppfylle våre oppgaver og forpliktelser som skole, eller når det foreligger et gyldig samtykke. 

Typiske mottakere av personopplysninger kan være: 

• Offentlige myndigheter, som Utdanningsdirektoratet, NAV eller Folkeregisteret, dersom vi er rettslig forpliktet til det. 
• Skoleadministrative systemer og læringsplattformer, som benyttes til undervisning, vurdering og kommunikasjon. Disse leveres av eksterne aktører som skolen har databehandleravtale med. 
• Samarbeidspartnere ved utflukter, praksisopphold og arrangementer, dersom det er nødvendig for gjennomføring og sikkerhet (f.eks. deling av navn og kontaktinfo ved bedriftsbesøk eller skoleturer). 
• Helsepersonell eller barnevern, dersom dette er nødvendig for å ivareta elevens helse, trygghet eller rettigheter. 

Alle eksterne parter vi deler opplysninger med er forpliktet til å behandle personopplysninger i tråd med gjeldende personvernlovgivning og kun etter instruks fra skolen. 

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysninger?

Skolen oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, og i samsvar med gjeldende lover og regler. Dette innebærer blant annet: 

• Elevopplysninger lagres så lenge eleven er tilknyttet skolen. Etter avsluttet skolegang slettes personopplysninger normalt etter 3 år, med mindre det finnes lovkrav om lengre lagring. 
• Elevdokumentasjon, som vitnemål og karakterutskrifter, lagres i henhold til arkivloven og unntas fra sletting. 
• Søknadsdata slettes etter at inntaksprosessen er avsluttet og søkeren ikke har fått eller takket ja til skoleplass. 
• Regnskapsdokumentasjon, inkludert informasjon knyttet til betaling av skolepenger eller andre økonomiske forhold, lagres i henhold til bokføringsloven, og oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. 
• Helseopplysninger og annen sensitiv informasjon slettes så snart formålet med behandlingen er oppfylt, med mindre det foreligger lovpålagt plikt til å bevare opplysningene. 
• Informasjon samlet inn via nettsiden, som tekniske logger og cookies, lagres i henhold til skolens retningslinjer for informasjonskapsler og slettes automatisk etter en gitt periode. 

Skolen har rutiner for jevnlig gjennomgang og sletting av personopplysninger som ikke lenger er nødvendige. Dersom du ønsker innsyn i hvilke opplysninger vi har lagret om deg eller ditt barn, kan du ta kontakt med skolen. 

Digitale systemer og databehandlere

DNSGC benytter blant annet følgende systemer: 

• iSkole (administrativt system) 
• Feide / ID-porten (innlogging og autentisering) 
• Microsoft 365 (kontorstøtte) 
• Conexus(observasjoner, møtereferat, aktivitetsplaner) 
• Spekter(elevundersøkelse) 
• Tripletex (lønnssystem) 
• Contasoft (spansk lønnssystem) 

Alle eksterne leverandører har signert databehandleravtaler. 

Informasjonssikkerhet

Vi beskytter personopplysninger gjennom: 

• To-faktor autentisering for ansatte 
• Tilgangsstyring etter rolle 
• Brannmurer og kryptering 
• Rutiner for sletting og anonymisering 

Alle ansatte og leverandører er underlagt taushetsplikt. 

Dine rettigheter

Du har rett til: 

• Å få informasjon om vår behandling 
• Innsyn i hvilke opplysninger vi har 
• Retting av feil 
• Sletting i visse tilfeller 
• Begrensning av behandling 
• Dataportabilitet (i noen tilfeller) 
• Reservasjon mot visse behandlinger 
• Å klage til Datatilsynet 

Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler på skolens nettside (www.colegio.no) for å forbedre brukeropplevelsen. Du kan endre eller trekke tilbake samtykke via nettleseren. Se mer i vår  infokapsler-erklæring

Kontakt

Ved spørsmål om personvern, kontakt skolens ledelse: 

E-post: post@colegio.no 

Telefon: +34 928 15 29 00 

Adresse: Calle Bjørn Lyng 18, 35120 Arguineguín, Gran Canaria